Agilidade, precisão, disciplina, praticidade, saúde física e mental. Conceitos como esse, especialmente na atualidade, tem sido levado a sério nas organizações, públicas ou privadas. Obviamente, eles não passariam despercebidos na Universidade, na qual, além de pesquisadores em seu quadro funcional, conta com número significativo de funcionários que, por sua vez, também carregam uma importância fundamental no andamento dos mais diversos serviços.
Com isso em mente, em 17 de agosto, será realizado no Instituto de Física de São Carlos (IFSC/USP), o “Workshop CGQP 2011” direcionado, em especial, ao público da Unidade, mas com conceitos que se aplicam tanto a outras unidades da Universidade como ao público externo. O objetivo principal é conscientizar os participantes das possibilidades para a otimização de serviços, orientando em melhorias que se referem a procedimentos administrativos visando à facilitação do desenvolvimento das atividades cotidianas, da universidade, pelas pessoas da organização.
Breve histórico
O evento citado acima não é uma ação isolada. O workshop, em sua 4ª edição, faz parte de um projeto maior. Em 1996, nascia a “Comissão de Gestão da Qualidade e Produtividade do IFSC”, criada com o intuito de “trazer melhorias ao ambiente de trabalho, na qualidade de vida dos servidores e na execução de processos e práticas bem sucedidas”. Com os trabalhos suspensos entre 1998 a 2005, em 2006, são retomados pela Comissão, sob a presidência da docente, Ana Paula Ulian de Araújo.
Ainda em 2006, a USP lança o “Programa de Gestão Estratégica e Desburocratização na Administração da USP – GESPÚBLICA USP”, com objetivo de promover a gestão pública orientada para resultados, visando contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados ao cidadão e para o aumento da competitividade do País. Nesse momento, no IFSC, agregou o Programa Gespública USP à comissão de qualidade já existente, tornando-se então “Comissão Gespública da Gestão da Qualidade e Produtividade do IFSC – CGQP”.
O aspecto qualitativo da “nova” comissão toma três frentes de atuação: otimização de processos, qualidade de vida e do ambiente de trabalho. Nesse momento, o “IFSC com Arte” e o “ IFSC 5S”, programas inseridos no hall de ações da comissão, têm importância fundamental para o alcance dos objetivos desejados. O primeiro trazendo atividades culturais, como oficinas de arte, concursos e exposições de fotografias. O segundo, com uma periodicidade mais definida, busca implantar uma nova cultura, com base em sustentabilidade, racionalização do uso de documentos, descarte consciente, organização e reaproveitamento de materiais, no ambiente de trabalho, com finalidade de reduzir custos. “A Universidade não é uma empresa que visa o lucro, portanto se minimizarmos o uso dos recursos materiais e os bens já existentes no IFSC, aproveitaremos melhor o que temos e reduziremos os custos”, comenta Claudia Tofaneli, secretária da CGQP.
O programa “5S”
Fundado no Japão, no pós-guerra (década de 50), o programa consiste numa filosofia de trabalho, que busca promover a disciplina na empresa, através de consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.
Recebeu esse nome em razão às iniciais das cinco palavras japoneses, que sintetizam as cinco etapas do programa: seiri (utilização), seiton (ordenação), seisso (limpeza), seiketsu (saúde) e shitsuke (autodisciplina).
O “IFSC 5S”
Para que um forte alicerce fosse criado, evitando que ações para melhorias fossem esquecidas com o tempo, em 2006, um equipe de consultores foi contratada pelo IFSC, para treinar um grupo de servidores e membros da CGQP. “Em cada setor do Instituto, foi selecionado um ou dois funcionários para fazer esse treinamento e tornar-se multiplicador da qualidade. Durante o treinamento, que durou seis meses, havia reuniões quinzenais e o curso foi dividido em dois módulos: no primeiro, apresentou-se conceitos de qualidade e suas aplicações e, no segundo, o foco foi apresentar as ferramentas 5S para implantação do programa no IFSC”, explica Ana Paula Plazza Alexandre, membro da CGQP.
Ao longo desse treinamento, equipes de trabalho identificaram problemas significativos que necessitavam ações de melhoria no IFSC, tendo sido o Programa IFSC “5S” o primeiro grande projeto desenvolvido na gestão 2006-2010. “O caráter desse programa é permanente. Sempre que se inicia uma nova gestão, damos continuidade ao “Programa IFSC 5S”, e paralelamente, implementamos um novo projeto. O mais atual é o de “Mapeamento de Processos”, que levará à confecção de Manuais de rotinas administrativas”, explica Ana Paula.
Mapeamento de processos
Enquanto na 3ª edição do Workshop, realizada em 2010, buscou-se esclarecer conceitos básicos em relação ao mapeamento de processos, neste ano pretende-se ensinar as técnicas para colocá-lo, efetivamente, em prática. “Depois de todos estarem devidamente conscientes dos conceitos básicos, agora é praticar tudo aquilo que foi aprendido. Um dos itens do ‘5S’ é permitir que as coisas funcionem, mesmo na ausência das pessoas, e o mapeamento de processos é um dos mecanismos que permitirá isso”, explica Daniele Santini Jacinto, membro da comissão.
Ou seja, não é necessário que normas e procedimentos específicos sejam somente do conhecimento de uma única pessoa. O intuito é que tais procedimentos sejam acessíveis a todos. “Se, por exemplo, um funcionário precisa marcar suas férias, ele não precisará perguntar para alguém qual o caminho a tomar, pois através da descrição da atividade, contida no procedimento operacional da técnica, ele terá condições de operacionalizá-la”, elucida Claudia. “O conhecimento e a experiência de cada um é muito importante, mas não se pode deixar algumas tarefas sob a responsabilidade de uma única pessoa”, complementa Ana Paula.
As parcerias para realização de ações
A CGQP, de modo geral, trabalha individualmente, mas, para cada evento ou ação realizada, as parcerias são peças fundamentais. Em relação às parcerias no IFSC, as demais comissões (CIPA e T&D) e os setor de Informática e de Patrimônio prestam importante auxílio na execução de projeto e programas.
Externos à Unidade, outros parceiros fazem sua colaboração. “O laboratório de resíduos químicos do campus São Carlos nos auxilia no descarte químico de produtos gerados em nossos laboratórios; há também PURE e PURA, USP Recicla, entre outros”, diz Claudia.
Como driblar as dificuldades
Para que os objetivos dos projetos e programas sejam atingidos, é preciso grande esforço dos multiplicadores na mudança de cultura e foco de cada um que faz parte da Instituição. “Esse é um trabalho de formiguinha”, brinca Ana Paula. “É preciso muita paciência e perseverança. Se temos um grupo de dez pessoas, e conseguimos mudar a forma de pensar de pelo menos uma, já consideramos isso uma vitória. Tivemos uma ótima experiência, no início deste ano, quando novos multiplicadores solicitaram adesão para participar e aplicar conceitos e hoje, fazem parte da comissão”, conta Ana Paula.
De 2008 a 2011, de acordo com as integrantes, uma mudança nítida já pode ser observada. “Mesmo sem o mapeamento, hoje já é mais claro o que acontece nos setores. As páginas virtuais, por exemplo, já são padronizadas. A abertura física, também, é um fato. As pessoas, hoje, trabalham em espaços maiores e estão mais unidas, trabalhando em equipe”, afirma Claudia. “Talvez essas ações existissem independentes da CGQP, no entanto o programa da qualidade reforça e facilita essas iniciativas, gerando maior motivação para as novas adesões”, diz Ana Paula.
A iniciativa perde seu aspecto único de nobreza para tornar-se uma necessidade e tem tudo a ver com o novo paradigma que se vive, atualmente. “Hoje, muita gente está repensando suas atitudes. O que tentamos trazer para o IFSC está no nosso dia a dia! Está dentro de nossas casas, está na educação que damos aos nossos filhos, na maneira como utilizamos os recursos naturais de forma consciente, sem uma contrapartida. Essa consciência não é só do IFSC, mas, sim, algo que se tornou imprescindível em nossas vidas para lidar com as adversidades”, finaliza Claudia.
Sobre o evento
No workshop, que será iniciado por uma palestra expositiva pela atual Presidente da CGQP, a docente, Cristina Kurachi, serão apresentados os resultados obtidos ao longo do último ano. “A participação de toda a comunidade IFSC é essencial para a manutenção e o crescimento do ‘Programa 5S’. O trabalho dos multiplicadores e a adesão dos servidores visam melhorar a qualidade das atividades desenvolvidas e o convívio dos servidores com sua comunidade. Cada vez mais a CGQP espera ouvir opiniões e sugestões para a melhoria das nossas atividades”.
Os conceitos e técnicas de mapeamento de processos a serem apresentadas possibilitarão que os diversos setores elaborem os manuais de normas e procedimentos, proposto, inicialmente, em forma de projeto, decorrente do diagnóstico no treinamento dos multiplicadores, foco principal da atual gestão.
Em complemento às atividades do workshop, os novos multiplicadores receberão treinamento em oficina específica a ser realizada no dia 18 de agosto, sobre a aplicação de técnicas e ferramentas 5S. Outro destaque é o lançamento da 2ª edição do “Concurso de Fotografias do IFSC”, com inscrições previstas para os meses de agosto e setembro (mais detalhes serão disponibilizados, em breve no, site do “IFSC com Arte”).
Assessoria de Comunicação
