No Instituto de Física de São Carlos (IFSC/USP), há alguns anos, processos administrativos e financeiros e documentos de qualquer outra natureza não contavam com um espaço físico específico e, sobretudo, organizado para seu armazenamento. Porém, há dezesseis anos, graças ao pioneirismo e disposição dos funcionários do Instituto, toda massa documental foi sistematicamente organizada, organização que, até os dias de hoje, coloca o IFSC como referência.
Tudo começou em 1998, quando a Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) lançou uma chamada oferecendo recursos financeiros a projetos relacionados à infraestrutura. Nessa época, a Assistente Técnica Administrativa do IFSC/USP, Neusa Aparecida Sorensen, e a chefe do Serviço de Expediente, Maria Luisa Oliani Dias, contando com o apoio do diretor Horacio Carlos Panepucci, do vice-diretor Luiz Nunes de Oliveira, do assessor da diretoria Jan Frans Willem Slaets e excepcionalmente do docente Eduardo Ernesto Castellano na coordenação do projeto FAPESP, redigiram um projeto solicitando verbas para montagem de um espaço físico capaz de centralizar todos os processos e outros documentos referentes ao IFSC que, até então, ficavam depositados nos diversos setores do Instituto. “Quando enviamos nosso projeto à FAPESP, ele foi o único projeto do campus aprovado naquela chamada e, com isso, conseguimos concretizar nossa ideia”, relembra Neusa.
Foi quando nasceu o Arquivo Permanente do IFSC, abrigado, hoje, num espaço físico de 43,65 m², e gerido, atualmente, pelos funcionários do Serviço de Expediente (SvExp ed)*. De forma contínua, melhoras- não somente físicas- são efetuadas no Arquivo e, entre elas, está, inclusive, mais uma ação pioneira: a utilização do software SAFi** para a organização virtual da massa documental do Instituto. “Muitos documentos de guarda permanente, como, por exemplo, as portarias expedidas pelo IFSC, são digitalizados e acessíveis via link, graças ao SAFi”, explica Neusa.
Além de ter se tornado referência a diversas Unidades da USP, os funcionários do SvExped já participaram de Encontros internos à Universidade, como palestrantes, para apresentar e compartilhar a metodologia organizacional criada para gerir e, principalmente, organizar os processos e documentos do IFSC. “Maria Luisa já recebeu, inclusive, um assento na Comissão Central de Arquivos da USP”, conta Neusa.
Uma das principais e mais trabalhosas tarefas dos funcionários do SvExped, atualmente, tem sido a retirada dos processos que já cumpriram seu prazo de guarda em atendimento à Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), aprovadas pelo Arquivo do Estado de São Paulo. Tal solicitação tem liberado espaço no Arquivo do IFSC, mas ainda insuficiente, uma vez que a chegada de novos processos e outros tipos documentos é muito maior do que a saída dos mesmos. “Grande parte dos processos e outros documentos precisa ser armazenada por mais de 40 anos e outra parte permanentemente. Por isso, os documentos são tratados o tempo todo, para que novos espaços sejam disponibilizados”, conta Neusa.
Diante desse quadro, Maria Luisa e Júlio Zenatte, também parte do SvExped, já redigiram um novo projeto para troca dos atuais armários de ferro por arquivos deslizantes, que irão gerar uma economia de 70% no atual espaço físico do Arquivo do IFSC. “O projeto já foi aprovado e a reserva financeira já havia sido feita. No entanto, em razão da atual situação orçamentária da USP, a licitação não foi realizada e não dispomos, hoje, dos recursos necessários para tocar o projeto”, explica Neusa. “Esse projeto também abranje outras ações, como a melhora do tratamento técnico dos documentos, que também auxilia expressivamente na economia de espaço físico e colabora para a preservação dos documentos e processos”, complementa Maria Luisa.
Todas as melhoras descritas durante a matéria ganham reconhecimento cotidianamente. O último deles foi feito no boletim do Sistema de Arquivos da USP (boletim SAUSP), que dedicou seu conteúdo de março e abril para descrever, detalhadamente, os procedimentos de eliminação de documentos realizados no IFSC/USP (clique aqui para acessar o boletim). Esse relato entra para a coleção de elogios que o Arquivo Permanente do IFSC tem armazenado durante os anos, e, certamente, antecede muitos outros.
*Atualmente, fazem parte do Serviço de Expediente do IFSC os funcionários Maria Luisa Oliani Dias, Júlio Endrigo Zenatte, Welson Luciano Coelho, Felipe Vicente e o Menor Aprendiz Samuel Cândido de Carvalho
**O SAFi foi desenvolvido pela Analista de Sistemas do IFSC, Flávia Oliveira Santos de Sá Lisboa
Assessoria de Comunicação
