Neste segundo semestre de 2016, os vigilantes que coordenam as quatro portarias dos prédios do Instituto de Física de São Carlos (IFSC/USP), nas Áreas – 1 e 2 do campus USP São Carlos, passam a utilizar um sistema computacional para gerenciar a entrega de chaves, o acesso a documentos – como manuais de normas -, procedimentos gerais e de segurança e listas telefônica e residencial de docentes e funcionários, podendo inclusive registrar ocorrências. A plataforma recebeu o nome de Sistema Petrus. Petrus significa Pedro e, no caso da plataforma, foi inspirado em São Pedro, que, segundo a Bíblia, é o guardião das chaves do reino dos céus.
O sistema está sendo utilizado pelos vigilantes desde o dia 16 de novembro. Apenas o procedimento de empréstimo de chaves é que passará a ser operado a partir de 12 de dezembro, isso porque o quadro de chaves do IFSC é composto por quase mil chaves que estão sendo organizadas no sistema com a colaboração das secretarias da Unidade.
Paulo Blandino, chefe da Seção de Infra-estrutura de Apoio da Unidade e principal idealizador do sistema, explica que o quadro de chaves foi a maior motivação para desenvolver a plataforma. Atualmente, para fazer o empréstimo de uma chave, é necessário se identificar na portaria.
Módulo de gerenciamento de chaves do Sistema Petrus
Com o uso do sistema, o vigilante poderá conferir na plataforma online o nome de cada pessoa que está autorizada a fazer o empréstimo de cada chave. “Nunca tivemos nenhum problema sério em relação a esse empréstimo de chaves, mas, com a dinâmica do dia-a-dia, esse processo de identificação de indivíduos autorizados fica vulnerável, porque uma determinada pessoa pode dizer que tem autorização para usar uma das chaves do quadro, quando na verdade não tem”, explica Paulo.
Com o controle de chaves pelo Sistema Petrus, também será possível saber rapidamente quem foi o último funcionário ou docente que teve acesso a alguma sala, na qual houve um possível furto. Mais do que isso, será possível checar o horário do empréstimo e se a chave foi ou não devolvida ao vigilante. Atualmente, esse processo é feito de modo manual, através da consulta do livro de registros das portarias.
Além da praticidade e rapidez para analisar os manuais, gerenciar o uso de chaves e registrar ocorrências, os usuários do sistema poderão se comunicar através de um chat que será incluído na plataforma.
Da esquerda à direita: Adriano Castellem, Thaís Correia (estagiária), Maria Cristina Fontana Vieira e Paulo Blandino (parte da equipe da Seção de Infra-estrutura de Apoio do IFSC)
Como os membros da Seção de Informática do IFSC e da empresa IFSC-Júnior estavam demasiado atarefados, Paulo contatou os alunos da empresa ICMC-Júnior para tentar desenvolver o sistema. Após rápidas negociações, os alunos da empresa júnior deram início ao desenvolvimento da plataforma exclusivamente para o IFSC/USP.
“Notamos que todos os processos da portaria eram manuais e que fazer um histórico e cruzar dados da portaria eram tarefas extremamente trabalhosas”, comenta Rogério Vilela, graduando do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação (ICMC/USP) e Diretor de Projetos do ICMC-Júnior.
O processo de desenvolvimento da plataforma durou aproximadamente três meses. Ao desenvolvê-la, uma das principais dificuldades foi entender quais características eram utilizadas pelo IFSC para identificar as chaves (como número da sala e o bloco ao qual ela pertence), para que elas pudessem ser facilmente encontradas no Sistema Petrus. Mesmo assim, para Rogério, a funcionalidade do sistema para o gerenciamento das chaves é o grande destaque da plataforma.
A criação do Sistema Petrus foi um dos primeiros projetos de 2016 a serem concluídos pelo ICMC-Júnior, após uma reestruturação em seu organograma. A experiência adquirida ao longo do desenvolvimento do sistema rendeu 
aos alunos envolvidos a possibilidade de aprimorar ainda mais seus trabalhos. “Esta foi uma experiência muito importante para nós, tendo sido, inclusive, o primeiro projeto assumido pela nova gerência da empresa”, comenta ele.
Há mais de vinte anos no mercado de web, o ICMC-Júnior é composto por 21 alunos da graduação do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação, permitindo-lhes adquirir experiências na área de administração empresarial. A marca, que foi considerada uma das melhores empresas juniores do Brasil, recebeu dois prêmios no XVI Prêmio da Qualidade, que aconteceu em São Paulo, em 2012.
Assessoria de Comunicação – IFSC/USP
